INTERNE HØRINGER SAT I DIGITALT SYSTEM

Af Miriam Helsing, Souschef, Lolland Kommune.
Artikel bragt i magasinet Teknik og Miljø, januar 2020.

I Lolland Kommune har en række medarbejdere udviklet et system til digitaliserede interne høringer. Det sparer en lang række arbejdsgange, men stiller også krav om opdaterede og valide data. Sammenstilling af relevante data understøtter arbejdsgange, sikrer kvalitet og effektivitet i sagsbehandlingen.

Når vi som myndighed skal træffe en afgørelse, er det en forudsætning at sagen er tilstrækkeligt oplyst. Det kan være tungt at indhente den nødvendige viden og svært for den enkelte sagsbehandler at skaffe sig overblikket over hvad der er relevant at undersøge. I Lolland Kommunes Teknik- og Miljømyndighed byggede man fra starten af kommunesammenlægningen videre på et stjernehøringssystem fra Storstrøms Amts tid. I praksis fungerede det ved, at medarbejderne lavede en konfliktsøgning i GIS og efterfølgende kopierede de temaer de fandt relevante som fx §3-områder, bygge- og beskyttelseslinjer m.v. ind i et excel-regneark som blev sendt rundt via mail til de medarbejdere som sagsbehandleren vurderede skulle høres.

Det betød, at det ikke altid var de rette temaer, der blev vurderet på, at der ikke var en klar linje i forhold til hvordan sagerne blev behandlet, at medarbejderne brugte meget tid på at følge sagerne og forstyrre deres kolleger, og at der ikke systematisk blev gemt dokumentation på sagerne.

Efter et par uheldige sager og frustration over manglende overblik fødtes tanken om at begrænse disse manuelle arbejdsgange og effektivisere og kvalitetssikre sagsbehandlingen gennem en målrettet og skræddersyet digitalisering af arbejdsgangen. Ideen blev skabt og udviklet blandt medarbejderne og havde fra start stor ledelsesmæssig opbakning.

SÅDAN FUNGERER SYSTEMET

Høringssystemet er en automatisering og effektivisering af arbejdsgange i forbindelsen med interne høringer i bygge- og miljøsager, plansager og VVM-screeninger.

Sagsbehandleren starter med at lave en søgning i GIS-lag, fx § 3 områder, bygge- og beskyttelseslinjer, jordforurening m.v. På baggrund af denne søgning laves en rapport. Rapporten overføres til Høring.dk, hvor sagsbehandleren skal vurdere yderligere ca. 30 statiske lag, det kan fx være om det ansøgte medfører et stort vandforbrug, om der skal nedlægges en vej osv. Ved hvert lag er der en beskrivelse af, hvornår det er relevant at sende hvilke sager i høring.

Når sagsbehandleren har fået overblik over de relevante temaer, laves en beskrivelse af sagen og høringen sendes ud til alle relevante medarbejdere på gang. De medarbejdere, der skal svare på høringen får en mail med et direkte link. Når de kigger på høringen kan de klikke direkte over i det relevante GIS-lag og se hvor det ansøgte ligger i forhold til udpegningen. Den sagsbehandler, der får sagen i høring har som udgangspunkt 14 dage til at besvare høringen. Denne frist kan ændres, så der i hastesager gives kortere frist og op til ferier m.v. gives længere frist. Systemet sender automatisk en rykker, hvis ikke sagen behandles rettidigt.

PROCESSEN FREMSKYNDES

Den sagsbehandler, der sender sagen i høring får besked så snart alle temaer er besvaret. Selvom høringsfristen er 14 dage, så får sagsbehandleren besked hvis alle temaer er besvaret før og kan så komme videre med sagsbehandlingen.

Det betyder, at sager der er fuldt oplyst ikke ligger længere tid end nødvendigt og det frigør sagsbehandleren fra at holde øje med sagens interne forløb og forstyrre kolleger. Hvis et tema ikke er besvaret inden for fristen, modtager sagsbehandleren en besked om, at et eller flere temaer ikke er besvaret og kan så følge op med kollegaen.

Som udgangspunkt er de svar, der står i høringsrapporten formuleret, så de kan kopieres direkte over i den endelige afgørelse eller svarbrevet til ansøger. Der kan dog også være interne bemærkninger og vurderinger i sagen som sagsbehandleren skal bruge til at lave en samlet vurdering. Det vil ofte være nødvendigt fx i landzonesager.

Høringsrapporten gemmes herefter på sagen, og der ligger nu fuld dokumentation for, at der er taget stilling til alle relevante temaer. Det er en stor fordel, hvis sagen påklages eller ender i retten.

Selvom systemet sikrer, at alle relevante områder belyses, så vil det i en række sager være nødvendigt med dialog. Der kan være besvarelser der stritter i hver sin retning eller høringssvar, der ikke umiddelbart er forståelige for den sagsbehandler, der sidder med sagen. Det er derfor vigtigt stadig at bruge sin sunde fornuft som sagsbehandler og drøfte sagen med sine kolleger, hvis det er nødvendigt.

OPDATEREDE DATA NØDVENDIGE

Systemet er kun så godt som de data det indeholder Det er en vigtig forudsætning for systemets brugbarhed, at alle data er opdaterede, tilgængelige og valide. Der er lidt mere end 100 dynamiske lag i konfliktsøgningen og der trækkes fra 7 forskellige datakilder uden for Lolland Kommune. Systemet er bygget op, så data som hovedregel hentes direkte fra de autoritative kilder, hvor der er services til rådighed. Enkelte steder henter vi data ned for at berige eller sortere i data.

Det er vigtigt for at systemet fungerer, at statslige services har hurtige svartider og tæt på 100% oppe tid. Vi oplever i perioder problemer med både svartider og oppetid. I perioder har vi hentet data hjem og udstillet en lokal kopi, hvis problemerne med de statslige data har været længerevarende eller hyppige.

Teknik og Miljø udgives af Kommunalteknisk Chefforening, KTC.
Gengivet med udgiverens tilladelse. Magasinet kan læses på Issuu.com.